Folien und Projektor sind out – kaum ein Vortrag ist noch ohne Powerpoint-Unterstützung denkbar. Doch wird ein Vortrag nicht automatisch durch die Untermalung mit Fotos, Grafiken oder Animationen besser. Und auch das bloße Ablesen des Textes ist für Zuhörer eine Zumutung. Gekonnt eingesetzt beflügeln sie unter Umständen Karrieren und gelten als Beweis für Managementfähigkeiten. Tipps für das Präsentationen erstellen.

Grundsätze zum Präsentationen erstellen

Damit PP-Folien einen echten Mehrwert bieten, folgen Sie dem OSCAR-Prinzip:

• Organized: klare Struktur, nachvollziehbarer Aufbau
• Simple: einfach und schnell verständlich
• Concise: kurz und prägnant
• Appealing: ansprechendes und einheitliches Design
• Relevant: für die Zielgruppe relevanter Inhalt

Präsentationsvorbereitung

Bevor Sie Präsentationen erstellen, geht es an die Vorarbeit.

Thema festlegen und Ziel definieren

Grenzen Sie das Thema klar ein. Ist es zu weit definiert, besteht die Gefahr, dass die Präsentation zu umfangreich wird; bei einer zu eng gefassten Präsentation bleiben wichtige Punkte möglicherweise unberücksichtigt.

Anschließend legen Sie das Ziel fest. In den seltensten Fällen dienen Präsentationen nur der Information. Wollen Sie die Zuhörer überzeugen? Zusammenhänge darstellen? Möglichkeiten aufzeigen?

Zielgruppenanalyse

Ihre Präsentation kann nur überzeugen, wenn sie relevant ist, d. h. auf das Interesse der Zuhörer stößt. Überlegen Sie sich deshalb genau, für wen Sie den Vortrag halten. Welche Informationen können als gegeben gelten? Wie denken die Zuhörer? Was möchten Sie bewirken? Hören Sie freiwillig zu, oder ist die Teilnahme verpflichtend? Wie groß ist die Gruppe der Zuhörer? Wie alt sind Ihre Zuhörer? Wie sind Bildungsstand, Leistungsfähigeit und die Interessen der Gruppe?

Informationen zusammentragen

Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich zu dem Thema. Texte, Bilder, Grafiken und Diagramme aus Zeitungen, wissenschaftlichen Quellen und Studien ebenso wie Expertenaussagen. Haben Sie eine Menge Material zusammengetragen, sichten Sie dies. Sortieren Sie nach inhaltlichen Schwerpunkten, erstellen Sie eine Grobgliederung, konzentrieren Sie sich auf aussagekräftige Argumente.

Struktur: Aufbau einer Präsentation

Beschränken Sie sich auf wenige Folien – kurz und prägnant. Ein Vortrag ist kein Daumenkino! Das Publikum hat nur eine begrenzte Aufnahmefähigkeit und muss sich auf das Gehörte und das Gezeigte gleichzeitig konzentrieren. Eine Reduzierung der Folien auf das Wesentliche ist deshalb hilfreich. Fügen Sie Seitenzahlen ein, um zusätzliche Orientierung zu bieten. Auch ergänzende Informationen wie Titel, Autor, Anlass, Ort, Datum im Fußzeilenbereich schaden nicht.

Sie möchten zusätzliche Informationen bereit halten, wenn beispielsweise Rückfragen auftreten? Legen Sie ein Backup im Anhang an, auf das Sie nur zugreifen, wenn ein Thema aufgegriffen wird.

Übersicht

• Titelblatt
• Agenda
• Zusammenfassung

Eine zusätzliche Übersicht verschaffen Sie dem Zuhörer, wenn auf jeder Folie sogenannte Navigatoren aufgeführt sind – Buchstaben, Zahlen oder Symbole, die dem Leser zeigen, an welcher Stelle er sich gerade befindet – ähnlich der Breadcrump-Strukturen im Internet.

Einleitung

• Situation
• Komplikation
• Fragestellung

Hauptteil

• Abschnitt 1: Punkt a, Punkt b, Punkt c
• Abschnitt 2: Punkt a, Punkt b, Punkt c
• Abschnitt 3: Punkt a, Punkt b, Punkt c

Schluss

• Zusammenfassung
• Schlussfolgerung
• nächste Schritte
• Anhang

Das Foliendesign

An erster Stelle steht die Lesbarkeit. Wählen Sie deshalb

• mindestens Schriftgröße 14 oder 16pt
• maximal 5-7 Textzeilen je Folie
• einspaltige Stichpunkte
• einfache Stichpunkte oder kurze Aussagen

Titel

Der Titel bringt meist den Inhalt der Folie zum Ausdruck. Er bietet dem Zuhörer eine erste Orientierung, sagt jedoch nichts über die folgende Aussage aus. Action Titles ändern das, indem sie direkt die Kernaussage einer Folie wiedergeben. Statt “Umsatzentwicklung” steht “Die Umsatzentwicklung ist positiv” in der Überschrift.

Bildrecherche

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Überlegen Sie sich genau, was Sie ausdrücken möchten, und stellen Sie sich die Frage, welche Form der Visualisierung dazu am besten geeignet ist: Fotos, Grafiken, Landkarten oder Diagramme sind gern gesehen. Vorsicht hingegen ist bei Animationen geboten, die in der Regel eher kontraproduktiv wirken.  Im Idealfall ist auf jeder Folie eine Visualisierung enthalten.

Vorsicht gilt bei der Verwendung von Bildern. Denn gerade durch die massenhafte Verbreitung im Internet hat das Urheberrecht in seiner Bedeutung gewonnen. Jedes Bild, das Sie nicht selbst gemacht haben, unterliegt einem fremden Urheberrecht, nicht immer geht mit der Veröffentlichung im Internet die Freigabe der Nutzungsrechte einher. Unproblematisch ist es, einen Vortrag im Rahmen des Seminars zu halten. Wird dieser jedoch in irgendeiner Form veröffentlicht oder ist öffentlich zugänglich, ist die Klärung der Nutzungsrechte wichtig bzw. am besten nutzen Sie gemeinfreie Fotos, die unter einer Creatvie Commons-Lizenz stehen. Pixabay ist eine solche Datenbank.

Foliengestaltung

Das Design sollte ansprechend sein und sich konsequent durch die gesamte Präsentation ziehen.

• Um das Publikum nicht von den Inhalten abzulenken, nutzen Sie schlichte, klare Folien – weniger ist oftmals mehr.
• Vermeiden Sie überfrachtete Folien.
• Setzen Sie Farben und Symbole sinnvoll und nur sparsam ein – nicht mehr als 3 Farben je Folie mit möglichst hohen Kontrasten.
• Wählen Sie einheitliche Schriftfarben und -größen für Text und Überschriften.
• Nutzen Sie nur aussagekräftige, übersichtlich gestaltete Diagramme.
• Beschränken Sie sich je Folie auf eine Botschaft.
• Es muss nicht zwingend die Hauptaussage auf der Folie sein – auch Zitate oder Folien, die zur eigentlichen Aussage hinführen, können einen Spannungsbogen schaffen.

Text

• Vermeiden Sie zu viel Text auf einzelnen Folien.
• Formulieren Sie kurze Sätze.
• Achten Sie darauf, dass Aussagen verständlich sind und vermeiden Sie einzelne Worte, die für sich genommen keine Aussagekraft haben.
• Gruppieren Sie Aufzählungen und fügen Sie einzelne Überschriften hinzu, so können einzelne Gedankengänge voneinander getrennt werden.

Präsentation halten

Ein guter Vortrag ist eine zusammenhängende Erzählung, keine Aneinanderreihung von Stichpunkten. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem Mündlichen, die Folien dienen nur der Veranschaulichung, d. h. sie erklären sich erst durch das gesprochene Wort.

An den anfang jeder Präsentation gehört die Begrüßung und eine Vorstellung Ihrer Person. Anschließend folgt ein Überblick über den Zeitrahmen und den groben Ablauf. Sind Rückfragen während des Vortrags oder lieber am Ende gewünscht? Klären Sie die Rahmenbedingungen, bevor Sie richtig starten.

Körpersprache

Bereits die Körpersprache hinterlässt einen prägenden Eindruck beim Publikum. Angeblich ist sie für bis zu 50% für die Wirkung einer Präsentation verantwortlich. Zur guten Vorbereitung gehört damit auch die Auseinandersetzung mit der eigenen Körpersprache:

• aufrechte Haltung
• sicherer, gerader Gang
• möglichst im Stehen Präsentieren, dem Publikum zugewandt
• Ein geschlossener Stand vermittelt Standfestigkeit.
• Ein dezentes Schreiten durch den Raum sichert die erneute Aufmerksamkeit der Zuhörer.
• Gestik dient der Vermittlung von Inhalten: offene Gestik wirkt sympathischer als verschränkte Arme; zweihändige Gesten wirken doppelt so stark wie einhändige; ein Wechsel zwischen rechter und linker Hand angenehm.
• Durch Blickkontakt fühlt sich das Publikum angesprochen (nicht starren!).
• Ein freundlicher, interessierter Gesichtsausdruck kann nicht schaden.

Sprache und Stimme

• Je abwechslungsreicher der Einsatz Ihrer Stimme, desto interessanter wird Ihr Vortrag. Sprechen Sie laut und deutlich, variieren Sie in der Lautstärke, dem Sprachtempo und Heben und Senken der Stimme.
• Nutzen Sie kurze, verständliche Sätze. Eine bildhafte, lebendige Sprache macht Ihren Vortrag anschaulich.
• Setzen Sie gezielt Sprechpausen ein, um den Zuhörern Gelegenheit zum Mitdenken und Nachdenken zu geben.

Outift

Kleider machen Leute. Die Bedeutung des Erscheinungsbildes ist nicht zu unterschätzen. Passen Sie Ihr Outfit der Zielgruppe und dem Ziel der Präsentation an. Lieber etwas zu schick als zu leger, möglichst ohne Distanz zur Zielgruppe. Gleichzeitig soll die Kleidung passen und authentisch wirken, gut, geschmackvoll und unauffällig sein – Unwohlsein wird das Publikum merken.

Zum Gesamtbild zählen ebenso Haut, Hände, Haare und nicht zuletzt der Geruch. Fettige Haare und schmutzige Fingernägel kommen vermutlich ebenso wenig an wie allzu aufdringliche Parfums. Auch hier gilt: Weniger ist mehr.

Unterstützung bei der Präsentationserstellung

Haben Sie keine Zeit oder fehlt es Ihnen an der notwendigen Erfahrung bzw. Kenntnis im Umgang mit Powerpoint oder vergleichbaren Programmen, überlassen Sie die Folienerstellung unseren Experten. Kontaktieren Sie uns und wir besprechen Ihr Anliegen so, dass Sie am Ende mit einer gelungenen Präsentation Ihre Zuhörer begeistern. Alternativ stehen wir Ihnen beim Präsentationen erstellen auch beratend zur Seite.